「懸念文」という言葉、実は相手を一番ヒヤッとさせていませんか？
みなさん、お疲れ様です。中間管理職の悲哀を背負う30代営業マンです。今日も今日とて、Slackの通知音に胃をキリキリさせています。
さて、今日は「言葉選び」の失敗談から入りましょうか。若手バリバリの頃の私は、とにかく効率主義。「間違いを指摘して直させればいい」というスタンスで、チャットでもズバズバと物を言っていました。ある日、進捗が怪しいプロジェクトに対して、あろうことか「今回の件、懸念文をまとめて送りますね」なんてメッセージを送ったんです。
……今思えば、ゾッとしますよね。受け取った側からすれば「懸念文」なんて言われたら、まるで裁判の被告人になったような気分じゃないですか。案の定、そのプロジェクトメンバーは一気に萎縮し、その後は必要な報告すら上がってこない「氷河期」に突入しました。あの時、チームの空気を冷え込ませたのは間違いなく僕の言葉でした。
「懸念文」がなぜ地雷なのか？
「懸念」という言葉自体はビジネス用語として正しいものです。ですが、Slackという「即時性」と「心理的距離の近さ」が求められる場所で、あえて「懸念文」という硬いラベルを貼ると、相手の防衛本能を一気に刺激してしまいます。「何か責められる！」「怒られているのか？」と、中身を読む前から相手を身構えさせてしまうんですね。
似たような失敗で、不用意な言葉で相手を動揺させてしまった経験がある方は、ぜひ「え、そんなつもりじゃ…」Slackの誤解で関係が凍りついた僕へ。30代からの『誤解防止』大人の言い換え術も併せてチェックしてみてください。言葉の選び方一つで、相手の受け取り方は180度変わります。
ここで、大人な言い換えの登場です…！
では、相手のやる気を削がずに「気になっている点」を伝えるにはどうすればいいのか。私がたどり着いたのは「懸念」という言葉を極力使わず、「一緒に解決したい」という姿勢を見せることです。
例えば、こんな言い換えはいかがでしょう？
- ×「懸念文をまとめたので確認してください」
- 〇「進め方について、いくつか気になっている点があったので、整理してみました。お時間あるときに相談させてください！」
- 〇「プロジェクトをより良くするために、ここをクリアにしたいのですが、意見をもらえますか？」
ポイントは「自分一人で完結せず、相手にパスを出すこと」です。チャットはキャッチボール。投げつけるのではなく、相手が受け取りやすいボールを投げるのが、今の僕ら30代が身につけるべき「大人の作法」ですよね。
「指摘」ではなく「すり合わせ」という意識を
もし、どうしても修正してほしい内容があるなら、「懸念文」ではなく「確認事項」や「すり合わせ」という言葉に変えてみてください。「指摘」そのものが悪いわけではなく、伝え方が相手を追い詰めてしまうと、後で大きなトラブルに発展します。
詳しいテクニックについては「指摘文」のせいでSlackが凍りついた…30代中間管理職が教える、角を立てない魔法の言い換え術でも紹介していますが、重要なのは「あなたを責めているわけではなく、目的を達成したいだけ」というスタンスを明示することです。
まとめ：言葉の鎧を脱いで、対話を楽しもう
「懸念文」なんて物々しい言葉をSlackで送るのは、今日で卒業しましょう。僕たち中間管理職は、上からのプレッシャーと下からの反発に挟まれる、まさに「緩衝材」のようなポジションです。だからこそ、チャット一つで相手を攻撃するのではなく、相手の心に寄り添う言葉を選べるようになれば、仕事はもっとスムーズに進むはずです。
皆さんも、もし「これは言い過ぎたかも…」と思う言葉を送りそうになったら、一度送信ボタンから指を離して、深呼吸を。その小さな一息が、チームとの関係性を救う最大の武器になりますよ。一緒に頑張りましょうね。
