若気の至り。「返信ください」の一言で終わったあの商談
みなさん、こんにちは。今日も今日とて板挟みに悩む30代営業マンです。突然ですが、皆さんは「返信がない！」と焦って、相手に冷たいメールを送ってしまった経験はありませんか？
実は私、新卒の頃にやらかしたことがあるんです。大事なクライアントからの返信が遅れていることに焦り、「◯日までに必ず返信ください」と、今考えればゾッとするような命令口調でメールを送ってしまいました。結果？当然、先方の担当者からは「急かされているようで不快だ」と上司にクレームが入り、その後しばらく塩対応が続きました。あの時のヒヤヒヤ感、今でも夢に出ます（苦笑）。
「返信」を催促する際のNG行動
若手時代、私は「自分が忙しいから相手もすぐ返すべきだ」という身勝手な論理で動いていました。しかし、相手には相手の事情があるんですよね。単に「返信ください」と送ることは、相手の現在の状況を想像できていない証拠。それが相手をイラッとさせ、信頼を損ねる原因になるんです。
もし相手に返信を促すなら、まずは「まだですか？」は禁句！角を立てずに相手を動かす、大人の催促術で紹介されているような、相手を尊重するスタンスを持つことが不可欠です。
相手を動かす「大人の言い換え」の極意
では、どう伝えれば角が立たないのでしょうか。ポイントは「相手を責める」のではなく「自分がサポートしたい姿勢を見せる」ことです。ここで、大人な言い換えの登場です…！
1. 期限を確認したい時
× 返信をいついただけるか教えてください。
○ 差し支えなければ、いつ頃までにご確認いただけそうでしょうか。お手すきの際で構いませんので、目安を教えていただけますと幸いです。
ポイントは「差し支えなければ」「お手すきの際で」というクッション言葉。これだけで受け手の心象はガラリと変わります。
2. 検討状況を知りたい時
× まだですか？検討結果はどうなりましたか？
○ ご検討状況はいかがでしょうか。何か私の方で不明点などを補足させていただくべきことがあれば、お気軽にお申し付けください。
「返信を催促する」というより「不明点がないか確認する」というスタンスに変えるだけで、相手の警戒心はぐっと下がります。こうした細かい気遣いが、結果的に迅速な返信を引き出す近道になるんです。
相手に寄り添うことが、結局一番の近道
仕事において「返信が欲しい」というこちらの要望を伝えるのは正当な権利です。しかし、それを「どう伝えるか」で成果は大きく変わります。相手も人間です。追い詰めれば防御モードに入り、ますます返信は遅れます。
もし、相手の進捗状況自体が怪しいと感じる場合は、「進捗どうですか？」はもう禁止！相手を追い詰めずに状況を引き出す、大人の聞き方を参考に、相手の状況を慮る言葉を選んでみてください。
30代という年齢は、若手の勢いと管理職の視点を両方持てる面白い時期です。過去の失敗を笑い話に変えつつ、スマートなやり取りで信頼を積み重ねていきましょう。今日からメールを送る前に、深呼吸して「この一言で相手はどう感じるか？」を考えるだけで、あなたの評価はきっと変わるはずですよ。
