「まだですか？」と送って、真っ青になったあの日
みなさん、こんにちは。今日も今日とて、上からの無理難題と下からの突き上げに挟まれている、30代営業マンです。突然ですが、みなさんは「催促」でヒヤッとした経験、ありますか？
実は私、新人の頃にやらかしたんです。クライアントからの返信が遅いことに焦りを感じ、つい勢いで『先日お送りした件、まだでしょうか？至急お返事ください』とチャットを送ってしまって。結果、相手先の方を激怒させ、当時の上司に呼び出されて大目玉を食らいました……。あの時の冷や汗は、今でも忘れられません。若気の至りとはいえ、あの一言で信頼を失うのはあまりにも痛いですよね。
催促＝「相手を責める」ではありません
催促のメールを送る時、私たちは無意識に「なぜやってくれないんだ」という相手を責める気持ちを乗せてしまいがちです。でも、これこそがトラブルの元。「催促」の本質は、相手を責めることではなく、相手が動くためのサポートをすることなんです。
相手が動けないのには、何か理由があるはず。忙しいのか、内容が難解なのか、あるいは単純にメールが埋もれているのか。そこに寄り添う姿勢を見せるだけで、相手の反応はガラリと変わります。
ここで、大人な言い換えの登場です…！
では、具体的にどう送れば角が立たないのでしょうか？「まだですか？」を封印し、代わりに使える魔法のフレーズをご紹介します。
- 「お忙しいところ恐縮ですが、その後いかがでしょうか？」
- 「本件、進捗状況はいかがでしょうか。何か私の方でお手伝いできることはありますか？」
- 「もし確認にお時間が必要であれば、目安の時期を教えていただけますと幸いです」
ポイントは「自分を主語にしない」こと。相手の状況を伺い、かつ自分の懸念を優しく伝える。これだけで、「追い詰められている」という威圧感から「一緒に解決しようとしている」というパートナー感に変換できます。
メールの構成で「余裕」を見せる
単に言い換えをするだけでなく、メール全体の構成も非常に重要です。いくら丁寧な言葉を使っても、件名が『至急：回答のお願い』なんて書かれていたら、それだけで相手は身構えてしまいますよね。
まずは相手への配慮を示す件名選びが、円滑なコミュニケーションの第一歩です。
「板挟み」の私たちが生き残るために
中間管理職として働いていると、自分も忙しい中で「催促」をしなければならない場面が山ほどあります。イライラすることもありますよね。でも、一度深呼吸して、相手の立場を想像してみてください。「相手も今、何かと戦っているのかもな」と思えるだけで、不思議とメールの内容は柔らかくなるものです。
失敗した過去は変えられませんが、これから送るメールは変えられます。角を立てずに、かつ確実に相手を動かす。そんな「大人な対応」を身につけて、この荒波のようなビジネス界を一緒に乗り切っていきましょう！
