「保留中です」の一言で空気が凍りついた、あの日の冷や汗
みなさん、お疲れ様です。今日も今日とて、板挟みの30代中間管理職です。突然ですが、皆さんは取引先や上司から何かを頼まれたとき、即答できない場合に何と返していますか？「保留中です」……つい、言っちゃってませんか？
若手の頃の私は、まさにこの「保留中」を乱発していました。あるプロジェクトの進め方についてクライアントから無茶な相談を受けた際、考える間も惜しくて「現在、社内で保留中です」と即座に返信したんです。すると、相手の反応はピタリと止まり、その後の返信が極端に遅くなったことがありました。当時は「なんで伝わらないんだ！」とイライラしていましたが、今思えば大間違い。相手からすれば「保留中」＝「放置されている」「やる気がない」と捉えられても仕方なかったんですよね。Slackでそんな冷たいやり取りを繰り返していたせいで、当時の上司には呼び出され、大目玉を食らいました。あの時のヒヤッとした空気感、今でも忘れられません。
「保留中」がビジネスシーンで地雷になりやすい理由
なぜ「保留中」という言葉が、これほどまでに相手を不安にさせてしまうのでしょうか。それは、この言葉には「思考の停止」と「放置のニュアンス」が強く含まれているからです。ビジネスにおいて、特に外部の方に対して使う「保留中」は、受け手に「いつまで待てばいいのか」「優先順位が低いのではないか」という不安を抱かせます。いわゆる「塩対応」として受け取られ、信頼関係にヒビが入る原因になるんです。
かつて私がSlackで誤解を招いてしまったのも、まさにこの「放置感」が原因でした。チャットツールは特に感情が伝わりにくいので、言葉選び一つで信頼残高が激減します。詳しくはSlackで「角」を立てて大目玉を食らった僕へ。30代営業マンが学ぶ、人間関係を円滑にする大人のスマートな言い換え術でも紹介していますが、若手の頃の私は、まさに「角」だらけのコミュニケーションをしていました。皆さんも、心当たりはありませんか？
ここで、大人な言い換えの登場です…！
では、即答できないとき、どう伝えるのがスマートなのでしょうか。キーワードは「保留」ではなく「検討・確認・進捗」という前向きな言葉に変換することです。
- 「ただいま検討させていただいております」
「保留中」よりも、現在進行形で考えている姿勢が伝わります。 - 「確認のため、少々お時間をいただけますでしょうか」
「何のために待たせているのか」を明確にすることで、相手の不安を取り除きます。 - 「精査した上で、〇〇までにご回答いたします」
期限を提示することで、相手のモヤモヤを解消する「大人の対応」です。
このように、「止まっている」のではなく「動いている」ことを伝えるのが、30代からのビジネスパーソンに求められるスキルです。もし、どうしてもお断りする方向であれば、無理に保留せず、早めに伝える勇気も必要ですよね。以前書いた「見送らせていただきます」で取引先がフリーズ…？角を立てずにNOを伝える30代からの『大人の言い換え術』でも触れた通り、断り方はその後の関係性を左右する大事なターニングポイントです。
明日から使える「保留」のスマートな伝え方
最後に、現場の板挟みで悩む同士の皆さんに、私が普段使っている鉄板のフレーズを共有します。
×「現在、保留中です。」
○「本件、社内で詳細を精査しており、来週水曜日までには方針を確定させます。」
ポイントは「いつ」「どうするのか」を具体的に添えること。これだけで、相手は「放置されている」とは思いませんし、むしろ「しっかり動いてくれている」と信頼を勝ち取ることができます。中間管理職として、上と下の板挟みになりながらも、こうした丁寧なコミュニケーションを心がけるだけで、チームの空気は驚くほど変わります。皆さんも、ぜひ明日からのメールやチャットで試してみてください。言葉一つ変えるだけで、きっと仕事がもっとスムーズに回るはずですよ。一緒に、角の立たない大人のビジネスマンを目指していきましょう！
