「所要時間は？」の一言が、なぜ地雷なのか
みなさん、お疲れ様です。中間管理職として、毎日上司と部下の板挟みに苦しんでいる30代営業マンです。今でこそ「空気」を読んだメールやチャットが書けるようになりましたが、若手の頃の私は本当に酷かった……。「所要時間は？」という言葉を、何の悪気もなく連発しては、相手を凍りつかせていました。
ある日のことです。忙しいクライアントに「この件、確認にどの程度の所要時間が必要ですか？」とメールを送ったんですね。自分としては、相手のスケジュールを尊重して「隙間時間にやってもらえばいいや」という配慮のつもりでした。ですが、返ってきたのは「あなたの都合で急かすのはやめてもらえますか」という冷ややかな一言。当時は「いや、スケジュール管理のためなのに何で！？」と憤慨したものですが、今なら分かります。あの言葉、相手には「早く終わらせろ」という催促に聞こえていたんです。
若手の僕が犯した「所要」という名の暴力
「所要」という言葉は、辞書的な意味では「必要なもの」や「必要な時間」を指します。しかし、ビジネスの現場で「所要時間は？」と聞くのは、相手のタスクを単なる「作業時間」として数字で割り出そうとする行為に他なりません。これ、忙しい人ほどカチンとくるんですよね。
特に若手時代、私は「期日はいつ？」で上司を激怒させた僕へ。角を立てずに進捗を引き出す『大人の催促術』でも書いた通り、相手の余裕を考えずに情報を引き出すことばかりに必死でした。相手の心に寄り添わず、自分の管理表を埋めるための質問。これでは信頼を損なうのも当然です。
角が立たない「大人の言い換え」はこれだ！
では、相手の時間を奪わずに「いつまでに終わるか」を知るにはどうすればいいのか。私が実践して効果絶大だったフレーズをいくつか紹介します。
- 「お忙しいところ恐縮ですが、目安のお時間を伺えますでしょうか？」：単に「所要」と聞くのではなく、「目安」という言葉を添えるだけで柔らかさが格段に違います。
- 「お手すきの際で構いませんので、どの程度お時間を要しそうか、見通しをご教示いただけますか？」：「要しそうか」と推量形にすることで、相手の判断を尊重している姿勢が伝わります。
- 「差し支えなければ、スケジュールの参考にさせていただきたく……」：質問の理由を添えることで、「急かしているわけではない」という安心感を相手に与えることができます。
特に、相手に配慮する姿勢はSlackなどのチャットツールでも重要です。「相談いいですか？」で上司が激怒！角を立てずに相手の時間を奪わない『大人の言い換え術』でも解説していますが、相談ベースであることをしっかり伝えるだけで、相手の警戒心はグッと下がります。
まとめ：言葉選びは「相手への敬意」そのもの
「所要時間は？」と聞くのは簡単ですが、その短い質問の中にどれだけの「敬意」を込めることができるか。それが、信頼される30代と、そうでない人の分かれ道です。言葉は武器にもなりますが、使い方次第で最強の潤滑油にもなる。ぜひ明日からのメールやチャットで、この「言い換え」を試してみてください。きっと、相手の反応が変わるはずですよ！
