「改善案です」の一言が、なぜ地雷を踏むのか？
「部長、今の業務フローの改善案をまとめました！」
若かりし頃の私は、意気揚々とそう言って上司のデスクに資料を叩きつけました。結果は……言うまでもなく、その後の空気は氷点下。上司の顔には「誰のおかげで回ってると思ってるんだ？」という不満が如実に現れていました。今思えば、完全に若気の至りでした（苦笑）。
なぜ「改善」というポジティブな言葉を使っているのに、相手は怒るのか。それは、「改善案」という言葉が、暗に「今のやり方は間違っている」「あなたのやり方は非効率だ」という批判を含んでしまっているからです。板挟みの中間管理職となった今なら痛いほど分かります。自分のやり方を否定されるのは、誰だっていい気分はしませんよね。
「改善」を「提案」に変える、大人なコミュニケーション術
では、どう伝えれば角が立たないのか。ここで、大人な言い換えの登場です……！大切なのは、相手の今までの努力を尊重しつつ、視点を「現状の否定」から「未来の可能性」へとシフトさせることです。
例えば、「この改善案を検討してください」と言う代わりに、こう伝えてみてはいかがでしょうか。
- 「より効率化できそうなヒントを見つけたのですが、ご意見を伺ってもよろしいでしょうか？」
- 「今のやり方をベースにしつつ、別の選択肢を試してみるのも面白いかと思いまして」
- 「現場の負担を少しでも減らすために、新しい試みを少しだけ混ぜてもよろしいでしょうか？」
ポイントは、「提案」という言葉を「ヒント」「試み」「選択肢」に変換することです。これだけで、相手は「否定された」と感じるのではなく、「一緒に考えてくれるパートナー」としてあなたを認識するはずです。
議論を深めるために、外してはいけない「地雷」とは
「改善案」を出す際、もう一つ気をつけるべきなのが、自分の意見を押し付けすぎないことです。過去の私は、自分の案が完璧だと信じ込み、議論の余地を残さない態度をとってしまい、よく会議を凍りつかせていました。そんな私が学んだ、議論を建設的に進めるコツを紹介します。
まずは、相手の懐に飛び込むためにも「方針はこれでいいですか？」が地雷！上司をイラッとさせず、自分の意見を通す『大人の聞き方』術を参考に、まずは「相談」の形をとってみてください。相手の合意を取りながら進めることで、提案が通りやすくなります。
また、もし上司から反対意見が出たとしても、そこで「反意を唱えます！」で会議が凍りついた30代へ。角を立てずに議論を好転させる『大人の言い換え術』を駆使して、反論ではなく「補足」や「視点の転換」として自分の意見を伝えていくのが大人の流儀です。
まとめ：言葉選びひとつで、仕事の進み方は劇的に変わる
30代になり、中間管理職として板挟みになる中で実感するのは、「正論」だけでは人は動かないということです。むしろ、正論を振りかざせば振りかざすほど、周囲は身構えてしまうもの。だからこそ、言葉を少しだけ柔らかくし、相手のプライドを立てる「クッション言葉」が重要なんです。
「改善案」を「一緒に未来を考えるためのヒント」として相手に渡す。この小さな工夫が、あなたの仕事を驚くほど円滑に進めてくれるはずです。まずは明日、メールやチャットで「改善案」と打つ指を止めて、別の言葉を選んでみませんか？あなたの誠意は、必ず伝わりますよ。
